Vi kender dem alle. De lange og ustrukturerede møder hvor ingen rigtig ved, hvad hverken hensigten er, eller konklusionen blev. Kort sagt er de ofte spild af din dyrebare tid, og resultatet bliver alt for tit, at du må arbejde endnu hårdere for at nå dagens opgaver. Men hvordan afholder man egentlig et godt møde?
Vi kender dem alle. De lange og ustrukturerede møder hvor ingen rigtig ved, hvad hverken hensigten er, eller konklusionen blev. Kort sagt er de ofte spild af din dyrebare tid, og resultatet bliver alt for tit, at du må arbejde endnu hårdere for at nå dagens opgaver.
Men hvordan afholder man egentlig et godt møde? Trænger din mødeledelse til et eftersyn, eller er du ny i denne verden, så får du her en guide til gode møderegler, samt hvordan du forbereder og afholder et godt møde.
- Forberedelse er alfa omega
Som så meget andet kræver et godt møde også en god mængde forberedelse. De bedste forudsætninger for et effektivt møde og dygtig mødeledelse bygger på, at du har gjort dig klart, hvad du vil have ud af mødet.
Du skal også overveje mødetypen; er det et informationsmøde, idégenereringsmøde, problemløsningsmøde eller beslutningsmøde. Når du har det på plads, kan du arbejde på din dagsorden.
- Lav en god dagsorden
Det er vigtigt, at du laver en god dagsorden, hvor de forskellige punkter er fyldestgørende, så deltagerne kan forberede sig på forhånd. Derved ved alle, hvad det drejer sig om, når mødet går i gang.
- Saml de rigtige mennesker
Du skal holde et møde om dit nuværende projekt, men hvem skal du egentlig have med? For mange kan det gå hen og blive en vane at invitere dem, man plejer, hele ledergruppen eller afdelingen. Men det er vigtigt, at du overvejer, hvem der er væsentlige at have med, og om de kan bidrage med noget relevant. Ved kun at have relevante deltagere med til mødet opretholder du en høj motivation, da du undgår, at de føler, at de spilder tiden.
- Forbered deltagerne
Ligesom det er vigtigt at have en dagsorden ude i god tid, er det ligeledes vigtigt, at du gør det klart, hvilke punkter der er til orientering eller drøftelse. På den måde ved deltagerne, hvornår deres input er velkomne. Et andet fornuftigt tip til det gode møde er at klargøre et nogenlunde estimat af, hvor længe du forventer at bruge på hvert punkt på dagsordenen. Med god forberedelse af deltagerne følger du på bedste måde din tidsplan og undgår, at tidsrammen skrider.
- Tag dig af rammerne
Gode rammer til et møde vil for det meste have en positiv effekt på dine mødedeltagere. I stedet for at holde mødet i de vante og kedelige omgivelser, kan du holde det et nyt og spændende sted. Et flot mødelokale i skønne omgivelser kan virke helende på medarbejderne og give dem fornyet kræfter og motivation for arbejdet. At komme ’ud af huset’ kan også være en form for medarbejderpleje. Følelsen af, at der bliver gjort noget ekstra for arbejdsmiljøet og teamet, kan være en stor motivationsfaktor på både kort og lang sigt, fordi det resulterer i bedre møder og tættere fællesskab på arbejdspladsen.
- Du skal styre mødet
Det er på møder, at du som leder beviser, at du kan motivere, engagere og lede mødedeltagerne. Din opgave er at skabe fokus og koncentration om emnerne på dagsordenen. Det er vigtigt, at du viser overskud og træder i karakter som en effektiv mødeleder. Det er her en god dagsorden hjælper dig godt på vej, så alle er forberedt bedst muligt. På den måde er det nemmere at styre tiden, som er en af dine vigtigste opgaver.
- Et godt møde starter til tiden, så lad være med at vente på dem, som kommer for sent. Det virker disciplinerende senere hen og giver bedre mødekultur.
- Et godt møde slutter til tiden og gerne fem minutter før.
- Et godt råd til det effektive møde er altid at slutte af med en opsamlende konklusion, hvor du uddrager essensen af mødets indhold. Det skaber sammenhæng og viser, at du er engageret og har hørt efter, hvad der er blevet besluttet.
- Noter nye idéer og indspark
Som mødeleder er en af dine vigtigste opgaver at holde deltagerne aktive og holde fokus på emnet. Vi ved alle, hvordan idéerne kan flyve rundt i lokalet, og derved får mødet helt af sporet. Med et godt hold af mødedeltagere kan der i disse forums blive skabt nogle rigtig gode idéer og dyrebare indspark, men du ved måske også, hvor meget værdifuld tid de kan tage fra dit møde.
Derfor er et godt og tidsbesparende tip at parkere disse idéer. Vis god mødeledelse ved at anerkende idéerne, problemstillingerne, og hvad der ellers kan være af gode input, og så notere dem i stedet og håndtere dem efter mødet.
