Vi kommunikerer mere end nogensinde før, og ofte sker det via mail og sms. De elektroniske beskeder strømmer ind med sådan en fart, at det kan være svært at følge med. Desværre betyder det ofte, at de vigtige beskeder drukner i diverse orienteringer og småsamtaler, som fylder i indbakken. Derfor kan det som leder være svært at få sine budskaber til at synke ind, og vigtige beskeder kan være glemt allerede dagen efter.

Derfor kan der være brug for at gentænke kommunikationen, så de vigtige beskeder sætter sig fast, og de mindre vigtige ikke fylder.

Udnyt mailprogrammets muligheder

En god start er, at uddanne medarbejderne til at bruge deres mailprogram på en god måde. De fleste programmer har mange muligheder for at sortere i mails, skubbe mindre vigtige opgaver ud i fremtiden, fremhæve vigtige mails og meget andet. Det kan virke uoverskueligt og unødvendigt at lægge så meget arbejde i sine mails, men når først man har fået styr på systemet og skabt sig nogle rutiner, kan man mærke forskel. Et velstruktureret mailsystem kan nemlig frigøre en hel masse plads i hovedet, så medarbejderne kan fokusere på deres kerneopgave – og undgå stress.

Skru ned for den digitale kommunikation med whiteboards

Hvis du vil have dine vigtige beskeder bedre igennem, er det også en god idé at indføre morgenmøder, hvor du bruger et godt, gammeldags whiteboard som dette. På den måde kan du tegne og visualisere beskeden for medarbejderne. Mange undersøgelser om læring viser nemlig, at vi husker bedre, når vi kan se emnet for os.

I mange tilfælde vil det også være nødvendigt at opfølge mødet med en mail, der forklarer sagen skriftligt. Det sikrer, at alle har fået præcis samme besked, og det appellerer til dem, der ikke er så gode visuelt.

I mindre virksomheder eller teams kan et whiteboard også bruges til at skabe overblik over dagens opgaver og prioriteter, så alle arbejder mod samme mål. Det kan gøre en helt konkret forskel for bundlinjen, hvis medarbejderne arbejder mere sammen og kan dele erfaringerne og fremskridt med hinanden i løbet af dagen. Samtidig giver et whiteboard mulighed for at tilpasse planen, efterhånden som et projekt skrider frem.

Saml ugens nyheder

Hvis du sender mange småbeskeder ud i løbet af ugen, kan det være en fordel at samle dem i et ugentligt eller månedligt nyhedsbrev. Hvis du er skarp på, at alt, der står i nyhedsbrevet er vigtigt, og at alt, der er vigtigt, står i nyhedsbrevet, har du en succes. Dine medarbejdere vænner sig hurtigt til, at nyhedsbrevet er vigtigt at læse, og de kan nemmere kategorisere det digitalt og finde det frem ved lejlighed.